前回記事でシステム要件定義の手法について紹介したが、今回は要件定義を終えたシステムの調達計画について学んでいく。

システム調達

システムの調達にあたり、まず調達計画の策定が必要となる。

調達計画では、調達の対象や条件、要求事項などを定義する。

また、要件定義を踏まえた上で、購入や組織内部での開発、アウトソーシングによる開発などから調達方法を選択する。

この時、内部で実施することと外部委託することを決めるための内外作基準を作成する。

調達の方法

調達の方法として代表的なものに、企画競争入札一般競争入札がある。

企画競争入札

事業テーマについて企画書などの提出を求め提案内容を審査する方法。

一般競争入札

提案内容だけでなく価格も合わせて審査する方法。

一般競争入札では、技術点や価格点などの点数を合計し、総合点で入札者を評価し決定する総合評価落札方式が用いられる。

RFI(情報提供依頼書)

調達の際は、ベンダ企業に対し、システム化の目的や業務内容を明示したRFI(Request For Information)を作成する。
ベンダ企業は提出されたRFIに基づいて情報提供を行う。

RFIに対するベンダ企業の回答は、できあいのカタログやパンフレットなどで構成されることが多く、価格もあくまで参考値となることが多い。

RFP(提案依頼書)

次に、ベンダ企業に対し、調達対象となるシステム、提案依頼事項、調達条件などを明示したRFP(Request For Proposal)を提示し、提案書・見積書の提出を依頼する。

RFPには、サービス要件や目標スケジュール、契約条件、ベンダ企業のプロジェクト体制や技術、実績評価なども含まれる。

基本的にRFPには要求する事項が明確に記載されているため、ベンダ企業が自由な提案を行うことは少ない。
そのため精緻かつ正確な見積金額が要求される。

提案書・見積書

ベンダ企業は提出されたRFPをもとに、提案書や見積書を作成して発注元に提案する。
この時、RFQ(Request For Quotation)を作成する場合もある。

調達先の選定

選定にあたっては、提案評価基準や、要求事項に対する適合度の重み付けを行うなど、選定手順をあらかじめ確立しておく必要がある。

この時、コストや納期だけで判断するのでなく、コンプライアンスや内部統制の観点からも比較評価することが大切。

また、CSR(企業の社会的責任)や、環境への負担の少ないものを優先的に選択するグリーン購入の観点も重要となる。

契約締結

契約の際は、費用、受入時期、そして発注元とベンダの役割分担などを明記しておく。

また、開発の委託などの状況に応じた契約書を作成する。

業務を委託する際の契約は、請負契約準委任契約の2種類がある。

請負契約の場合、ベンダ企業は委託された仕事を完成させる責任があるのに対し、準委任契約では完成責任は発注者側にあるため、ベンダ企業には完成ではなく業務の実施が求められる。

この他、派遣契約と出向契約もある。
この二つの契約は業務の委託でなく、労働力の提供を行う契約で、指揮命令は発注者が行う。

二つの契約の違いは、労働条件を派遣会社などの受注者が決めるものを派遣契約、出向先企業などの発注者が決めるものが出向契約にあたる。

詳しくは以下の記事にもまとめてあるので参考にしてほしい。